Las siglas EPM hacen referencia a Enterprise Performance Management. Este tipo de software tiene como fin generar análisis sobre el rendimiento de una empresa, tales como la Planificación financiera, presupuestación, consolidación y Cuadro de Mando Integral.
Es una herramienta complementaria con el ERP (Enterprise Resource Planning) aunque como veremos más adelante, cumple funciones distintas.
La principal función de este tipo de software es generar informes rápidos sobre el rendimiento global de una empresa, es decir, datos útiles para la toma de decisiones.
En esta época de cambios constantes y a veces imprevisibles, tener la mayor cantidad de información es crucial, y para esto están este software.
Rápidamente, hablaremos sobre las virtudes, posibles usos y datos útiles sobre este tipo de software y cómo pueden ayudar a tu empresa a salir adelante.
Los EPM cumplen dos grandes funciones, las cuales detallaremos a continuación. Estás son los reportes de proyectos y gestión de informes.
Reportes de proyectos
La primera función que este tipo de software debe contener es la de cargar un nuevo proyecto.
Esto te permitirá crear una lista organizada de todos los proyectos de la empresa. Otra función importante es la de gestionar los permisos de dichos proyectos.
Quienes pueden visualizarlos, acceder a ellos, modificarlos o sugerir unos nuevos son cosas que quieres mantener bajo control.
Se pasa a crearse una planificación. Esto suele hacerse mediante un sistema de pequeños y grandes objetivos o condiciones necesarias para cumplir con el proyecto.
Dentro de estos se suelen incluir los objetivos con sus plazos de entrega, la disponibilidad de los recursos necesarios, los costes de los mismo y demás datos relevantes.
Deberás asegurarte de que el sistema que estés utilizando sea flexible y adapte a tu manera de planificar tus proyectos.
Otra función en la que debes fijarte es si el software te permite crear y guardar los datos sobre el desarrollo del proyecto.
Esta información te será muy útil al finalizar la vida del proyecto, pues te servirán para crear el balance general y aprender qué salió bien y qué cosas se desviaron de lo previsto.
Otra parte del reporte de proyectos son los riegos o problemas que puedan generarse durante la ejecución del mismo y que puedan genera un impacto en el plazo o el coste.
También existe la capacidad de gestionar la documentación relacionada con el proyecto de manera organizada dentro de la propia herramienta.
De esta manera la información que le proporcionas al personal es total y evitas problemas por desinformación, sin mencionar que también puede serte útil durante la fase de análisis.
Gestión de la información
No solo es importante que los datos que muestre el EPM estén bien organizados, sino que además deben ser útiles.
Esta es otra de las tareas en la que los softwares EPM pueden resultar muy útiles. Es recomendable realizar esto mediante una división de proyectos por planes.
Es decir, los proyectos deberían estar organizados a nivel micro y macro, siendo este último la creación de planes y proyectos, y el nivel micro aquellas pequeñas tareas necesarias para su resolución.
También se recomienda utilizar la gestión visual en la gestión de proyectos. Una buena forma de hacer esto es utilizar un código de colores para señalizar estados de proyectos.
Esto permitirá a tu personal trabajar de forma mucho más eficiente, acelerando la búsqueda de información.
Por último, cabe destacar los sistemas de alertas. De vez en cuando te interesará enviar un aviso a tus empleados para avisarles de alguna eventualidad.
Dichas alertas pueden ser simple recordatorios u órdenes más específicas, como cambios de planes. Muchos software EPM también incluyen estas opciones, y pueden estar complementados o ser parte de un software industrial.
¿Qué relación hay entre un software EPM y sistemas ERP?
Mientras que un ERP (Enterprise Resource Planning) se basa en la producción, en los gastos y el día a día de una empresa, el software EPM tiene una función más analítica.
Un sistema ERP es útil para mantener la empresa en constante funcionamiento y ayudar a organizar el trabajo hecho, un EPM se encarga de recompilar y almacenar dicha información.
Son sistemas compatibles y simbióticos, pues mientras que uno se centra en lo práctico e inmediato, el otro busca generar bases de datos útiles para la toma de decisiones.
Si estás pensando en incorporar un software EPM a tu empresa, también deberías informarte sobre sistemas ERP, pues en conjunto serán una herramienta muy útil.
Ventajas de los EPM
Si aún necesitas más información, aquí te facilitamos algunos datos útiles sobre los EPM y de las ventajas que significaran para tu empresa.
- Optimización de cierres financieros: Las normas cambian constantemente y es necesario saber responder rápidamente a dichos cambios.
Un EPM puede ser muy útil a la hora de agilizar los cierres financieros debido a su capacidad de almacenar información útil para estos procesos.
- Conciliación de cuentas: Un EPM te permitirá gestionar con mayor eficiencia la conciliación de cuentas globales gracias a sus procesos automatizados.
- Planes integrados ágiles: En la actualidad es necesario que todos los datos de la organización estén debidamente conectados.
Un EPM te proporciona la capacidad de agilizar las líneas de negocios para generar una mejor perspectiva general de los proyectos.
- Gestionar la rentabilidad: Gracias a la perspectiva que generan estos tipos de software es posible prever si un proyecto será o no rentable, lo que te permitirá tomar las mejores decisiones.
- Alineamiento entre informes fiscales y financieros: Incluso las leyes fiscales cambian constantemente, y las organizaciones deben estar preparadas para esos cambios.
Gracias a la capacidad de crear bases de datos, tendrás toda tu información fiscal a mano para poder adaptarte a los cambios fácilmente.
- Generación de informes eficientes: ya no necesitarás distintos sistemas para crear una buena base de datos, un EMP será suficiente.
- Facilita el cambio empresarial: en caso de que necesites realizar importantes cambios en tu organización, tendrás que reformar muchos procesos.
Tener todos tus datos relevantes en la nube (opción que muchos EPM permiten) te ayudará a sobrellevar todo el proceso sin tener que invertir más del esfuerzo necesario.
Conclusión
Podrás encontrar infinidad de EPMs en internet con variedad de especificaciones. Es solo cuestión de indagar hasta que halles uno que se ajuste a tus necesidades y recursos.
Recuerda que puedes combinar un software EPM con un sistema ERP para incrementar la eficiencia de ambos.