Un Document Management System o Sistema de Manejo de Documentos, es un programa informático que ayuda a que los documentos que salgan o entren de la empresa, se mantengan organizados. Es importante resaltar que este no funciona como una base de datos, ni tampoco como una especia de biblioteca para revisión de documentos.
¿En qué consiste un Document Management System?
Este Software se encarga, básicamente, de la organización y agrupación de los documentos que son adquiridos o creados por la empresa.
De esta manera, es entendible que el DMS no se encarga de ordenar alfabéticamente los documentos, sino más bien de agruparlos por sus contenidos o por una palabra clave en sus títulos.
Es considerable que este tiende a comprimir los documentos de tal manera que puedan ser almacenados digitalmente sin que ocupen tanto espacio en la memoria del computador.
Por esto, se considera que existe un grupo de Softwares de manejo de documentos, debido a que no todos poseen las mismas especificaciones.
¿Cómo funciona el DMS?
Adquisición del documento
Un sistema DMS es capaz de conectarse a los sistemas de email, fax y cualquier medio de distribución de documentos al que tenga acceso la empresa.
De esta forma, puede determinar dónde deberá almacenarlo y cuáles son de mayor o menor importancia según su contenido.
Además, se anexa un sistema de escaneo de documentos para poder administrar también aquellos que están en papel, como facturas u órdenes de pago.
Formatos
Este Software posee la cualidad de que es capaz de administrar casi cualquier tipo de documento, bien sea que haya sido recibido o creado por la empresa.
De esta forma, permite ayudar a organizarlos según su formato y contenido, lo que facilita el trabajo a la hora de revisarlos.
Gestión
Este Software crea un índice de gestión de los documentos, permitiendo visualizar quién ha accedido o modificado algún documento dentro del sistema. Esto permite hacer transparente el funcionamiento de la empresa, logrando así que los documentos guardados no sean modificados posteriormente.
Almacenamiento
Aquellos documentos con una vida media útil, serán almacenados, pero una vez que no sean necesarios, podrán ser borrados con facilidad. Este borrado puede automatizarse con el mismo Software.
Preservación
Una vez que los documentos ya no serán utilizados, por ejemplo, los cierres fiscales de años anteriores, pero pueden ser necesitados en la posteridad. El Software se encarga de comprimirlos para que puedan mantenerse almacenados sin representar una gran cantidad de espacio.
Indexación
Aquellos documentos que son considerados importantes o de gran utilidad, serán ubicados en un índice, bien sea por importancia, características comunes o simplemente orden alfabético. Esto facilita el acceso a la información por parte del personal. De esta manera, se evita tener que estar revisando carpeta por carpeta en el ordenador.
Workflow
La gestión del documento permite ubicarlo a su vez en el punto en que primero debe ser revisado, de esta manera se evita que la información sea ignorada por el área de mayor interés de la misma.
Por ejemplo, si el documento es una factura que debe ser pagada con cierta premura, el Software determinara que este debe ser revisado primeramente por el área de administración.
Entrega de documentos
Una vez, que han pasado por el proceso de indexación, los documentos deben ser entregados en las manos de aquellos integrantes del equipo que deben aprovechar sus contenidos.
Para esto, el sistema cuenta con una capacidad de entrega segura con solo configurarlo. Quien quiere acceder a un documento deberá ingresas una clave para poder abrirlo.
¿Qué ventajas ofrece el Document Management System?
Ubicación central
Este sistema permite centralizar todas las fuentes de documentos que pueden ingresar a la empresa. De esta manera, se evita la pérdida o desestructuración de un documento que puede ser importante.
Mayor seguridad
Una vez centralizada la información puede generarse un índice de seguridad para los documentos. Esto permite que solo aquellos empleados pertenecientes al área de importancia del documento puedan acceder a él a través de una clave.
Difusión de documentos
Si el documento esta creado para ser compartido, este Software lo facilita, permitiendo el acceso de todos los trabajadores a este, a través de un solo canal de difusión.
Colaboración interna
En ocasiones es necesario que varios departamentos intervengan en la creación de un documento, por ejemplo, un cierre anual global. Este Software al generar una localización central, permite que el documento pueda ser trabajado en distintas áreas al mismo tiempo.
Control de versiones
Un mismo archivo puede ser modificado una infinidad de veces en una empresa, por ello, el DMS permite que siempre se mantenga la última versión como opción principal de trabajo, así evita que se trabaje en una versión errónea.
Algunas desventajas en el uso del DMS
Principalmente debemos considerar que este sistema requiere un gran almacenamiento digital, que en ocasiones puede ser costoso y significar una gran inversión.
Si a esto ligamos la necesidad de un mantenimiento constante y un grupo de personal específico para la atención del Software, obtenemos un índice de gastos que si no es controlado puede perjudicar las finanzas de la empresa.
Además, este Software no realiza todas las tareas automáticamente, por ejemplo, la digitalización de los documentos importantes que estaban previos a la adquisición del Software deberá ser realizada manualmente.
Esto significa una cantidad de tiempo de trabajo que en ocasiones no se dispone y que puede ralentizar algunas tareas de importancia.
No evita que un documento sea almacenado más de una vez, lo que significa que puede haber espacio ocupado por una cantidad innumerable de copias de un mismo archivo.
Conclusiones
Finalmente, debemos considerar que la adquisición de un DMS debe ser realizada con cierta premura para algunas empresas, esto, dado porque al momento de digitalizar los archivos antiguos se reduce el tiempo necesario.
Los Softwares de manejo de documentos son de gran utilidad para cualquier empresa sin importar su tamaño, reducen el tiempo de búsqueda y facilitan la visualización de cualquier archivo.
Esto los convierte en una herramienta fundamental para el óptimo funcionamiento de cualquier empresa, ayudándolos a resaltar entre las primeras cosas que cualquier empresa debe poseer para su proyección hacia el ámbito competitivo en el mercado.