El éxito de una empresa depende en gran parte de que todos sus procesos se desenvuelvan de la manera correcta. Cada departamento constituye una pieza vital en el todo de una organización.
Por lo tanto, es esencial que todos los procesos caminen como debe ser. Para ello, hay herramientas contribuyen muchísimo. Una de ellas es el ERP.
El ERP significa Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de recursos empresariales en español. Se refiere a programas que de alguna forma monitorean y controlan las diferentes fases de producción de una compañía. En estos programas, se ven involucrados procesos como producción, distribución y recursos humanos.
En líneas generales, un ERP le hace la vida más fácil a cualquier empresa. De hecho hay estudios que han demostrado que las empresas con ERP ven un aumento en sus niveles de productividad. Hay mucho que ganar, pero conviene saber que también puede haber pérdidas si esto no se maneja adecuadamente.
Y es que contar con un ERP supone una inversión realmente importante para la organización que decida incorporarlo. Este sistema requiere una cantidad de dinero no menor para su funcionamiento, sobre todo por el hecho de que un ERP también implica una serie de gastos ocultos a tener en cuenta.
Sobre si valdrá la pena o no, dependerá de cómo sea el funcionamiento de la empresa una vez se cuente con el sistema pero a priori es una apuesta ganadora. Al margen de ello, conviene saber cuáles son esos elementos que demandan un gasto indirecto, que evidentemente, puede repercutir en el presupuesto que se disponga.
Hardware y Software
Prácticamente son la base del sistema. Es lo que hará que todo funcione como debe ser. En el caso del hardware, suele representar entre 10% y 15% de la inversión total en el sistema, no es una cifra menor sin importancia, al contrario.
Sin embargo, existe la posibilidad de que ese porcentaje sea aún menor. Y es que hay dos opciones a la hora de la implantación de un ERP, el on-premise y en la nube (ERP Cloud).
El on-premise implica que la empresa disponga de equipos aptos para que el programa funcione adecuadamente, esto además, de que el alojamiento de los programas es responsabilidad de la empresa cliente, es decir, hay que disponer de uno o más servidores para la ejecución del ERP.
Pero, al decantarse por la opción de la nube, el gasto es mucho menor pues todos los programas son alojados en una nube que pertenece al proveedor del servicio. Claro está que este sistema, requiere conexión a internet para su funcionamiento.
Vale mencionar que tanto la modalidad on-premise y el ERP Cloud conllevan un mantenimiento que se realiza cada cierto tiempo. Esto, naturalmente, involucra un gasto indirecto adicional.
El software, por su parte, también implica una inversión indirecta. Todo ERP necesita de un sistema operativo, tanto en el servidor como en los equipos a utilizar, que lo haga funcionar y precisamente allí es donde entran en escena las licencias. Para obtenerlas, se suele necesitar una cantidad importante de dinero que no se puede evitar, de lo contrario, el programa no puede funcionar.
Estas licencias deben ampliarse o someterse a mantenimiento y el cliente (empresa) debe correr con dichos gastos. Diferente ocurre en el caso de la nube, donde al tratarse de un servidor que pertenece al proveedor, los costos de mantenimiento y licencia son responsabilidad de quien provee el servicio.
Adaptación del personal
Dominar el sistema ERP es algo que lleva tiempo, por ende, se hace necesaria la capacitación constante de todas aquellas personas que se verán involucradas en este sistema.
En este punto, se origina otro gasto indirecto para la empresa que comprende la formación de los operadores. Estos deben tener los conocimientos necesarios en la recolección, información y manejo de datos. Suele presentarse como una gasto para la empresa porque llevar a cabo esta capacitación implica acudir a terceros, o bien, necesitar de horas extras fuera de la jornada laboral.
Adicionalmente, a los responsables del proyecto también les compete estar en constante actualización con relación al funcionamiento del sistema. Eso, sin incluir la resolución de inconvenientes que surjan de forma imprevista.
A veces se subestima, pero el tiempo es uno de los recursos más valiosos de una empresa, y si este no se maneja de forma productiva, puede repercutir en el servicio o producto final que se ofrece, dejando como resultado un posible impacto negativo en las ganancias.